Ода наглядности, или разбираемся с условным форматированием в таблицах

Табличный редактор Р7 офис по части условного форматирования обладает широкими возможностями. Поддерживаются разные типы правил: готовые условия (больше, меньше, между и др.), цветовые шкалы, значки, мини-гистограммы, можно задействовать также и пользовательские формулы. Всё это буйство функционала доступно по кнопке на вкладке «Главная».

Эта же кнопочка дублируется и в панели параметров ячейки справа.

С помощью этого инструмента можно визуализировать данные, например, так:
Или, как вариант, так:

Алгоритм применения условного форматирования прост:
1. Выделяем диапазон ячеек, к которым хотим применить форматирование.
2. Жмём кнопку «Условное форматирование» (вкладка «Главная») или её аналог на боковой панели справа.
3. В появившемся меню выберите тип правила. Здесь доступны готовые условия, такие как «Значение равно» (тут варианты больше, меньше, равно, не равно, между и др.), цветовые шкалы, наборы значков, мини-гистограммы. Также можно подсветить нужные даты, повторяющиеся или уникальные значения, поля с ошибками, определенный текст в ячейках и др.
4. Если выбрали готовое правило, настройте условие и стиль форматирования (цвет, шрифт, и др.).
Правила (не для того, чтобы их нарушать)
Собственно суть условного форматирования — именно в них, в правилах: если выполняется какое-то условие, в ячейке применяется такое-то форматирование. Разберёмся с основными. Например, правило «Значение равно» — один из самых распространённых типов. Оно позволяет сравнить значение в ячейке с целевым. Варианты — «больше», «меньше», «больше или равно», «меньше или равно», «равно», «не равно», плюс интервальные — «между», «не между».
Попробуем сделать всё по-нашему ранее описанному алгоритму: выберем диапазон для сравнения, условие и задаём формат (цвета заливки, текст, границы). Вот, например, мы подсветили положительные значения (больше нуля) зеленоватым цветом (и шрифтом):

Цветовые шкалы и средняя точка
Цветовые шкалы визуализируют относительное распределение значений в наших ячейках через градиенты цвета. При этом важную роль играет средняя точка— она определяет, где находится «центр» шкалы. Можно вручную задать, какое значение будет средней точкой — числовое, процент, процентиль или даже выражение формулы. Например, в трёхцветной шкале можно задать нижний, средний и верхний цвета (в нашем примере это красный — жёлтый — зелёный). Средняя точка может быть, скажем, медианой данных (50-й процентиль). Смысл такой: если средняя точка низкая, больше значений в наших ячейках будут получать форматирование «высоких», а если средняя — высокая, всё строго наоборот. Можно также использовать разные параметры — например, задать конкретное число, если есть понятный норматив (например, продать товара не менее чем на 1 млн рублей за месяц), процент или процентиль, с помощью которого легко обнаружить медиану (значение — 50), что иногда показательнее, чем среднее значение, на которое могут влиять неоднородности в данных, резкие всплески и падения показателей. Также можно применить формулу — например, если интересующее нас значение заранее не известно, и его еще лишь предстоит рассчитать.

Добраться до настроек средней точки можно через пункт «Управление правилами», что внизу меню условного форматирования.
Наборы значков (иконок)
Применять наборы значков удобно, если надо просто визуализировать тренды в данных (рост, падение, стабильность и т.д.) без необходимости погружаться в анализ показателей.
При настройке правила применения значков можно выбрать стиль и настроить пороги (больше/меньше) для каждого значка. Есть опция «Показывать только значок», если не хотите, чтобы отображалось число вместе с иконкой. Можно также инвертировать порядок значков (от меньшего к большему).

Мини-гистограммы
Мини-гистограммы отображают относительную величину значения в виде горизонтальной полоски внутри ячейки. Это помогает визуально оценивать масштаб без графика. Обычно применяются, когда важны сравнительные величины внутри столбца — например, продажи регионов, количество выполненных задач и т.п. Этот вариант индикации также можно гибко настроить через «Управление правилами» — например, выбрать механизм определения максимумов-минимумов.
Меняем правила!
Через значок «Условное форматирование», что на вкладке «Главная», и пункт меню «Управление правилами», что в самом низу, можно, во-первых, просмотреть все правила, применённые к диапазону, листу или таблице. А во-вторых — настроить их. Жмём «Изменить» — и настраиваем нужный диапазон, условия, стиль форматирования и др.

Конечно, правила можно удалять — из текущего выделения, с листа, со всей таблицы или сводной таблицы. Кнопка удаления тоже находится в меню или в боковой панели параметров ячеек.
И наконец, несколько советов. Цветовые шкалы удобны, если надо показать распределение значений (например, объемы продаж, оценки студентов). Наборы значков — это «быстрые индикаторы» (рост — падение — стабильность). Мини-гистограммы хороши, когда надо визуализировать сравнительные показатели прямо «на месте», в ячейке.
Да, можно использовать несколько правил одновременно (например, цветовая шкала + значок) в одном и том же диапазоне. Но не стоит этой возможностью злоупотреблять: нагромождение средств визуализации затруднит восприятие. В принципе стоит проверять, что настроенное вами форматирование не вредит читаемости цифр.