Очень часто в реалиях офисной работы возникают ситуации, когда вам хочется как-то ограничить доступность документа. Например, сделать невозможным доступ к нему для пользователей, которым не известен пароль, или ограничить круг действий, доступных той или иной категории пользователей и так далее. В редакторах Р7-Офис для этого предусмотрен достаточно богатый инструментарий, и в этой заметке мы расскажем о таких возможностях.
Защита паролем
Защита паролем — самый, наверное, очевидный способ сделать документ доступным только нужному кругу людей, которым пароль можно сообщить заранее. Чтобы сделать это, перейдём на вкладку «Файл», а там последовательно выберем пункты «Защитить» и «Добавить пароль».
А теперь — собственно, надо придумать и вписать в соответствующие поля пароль (и подтверждение, на всякий случай, чтобы убедиться, что они точно совпадают — при «слепом» вводе это не лишняя опция).
Для примера мы ввели простой пароль, но на практике так лучше не делать — старайтесь использовать пароли, которые содержат буквы в разном регистре, цифры и специальные символы: всего понемногу. Для генерации совсем уж случайных последовательностей можно воспользоваться профильными онлайн-сервисами, или попросить помощи у условной Алисы, Perplexity, Qwen, ГигаЧата или др, — наверняка у вас уже есть любимчик среди ИИ-чатов.
Но имейте в виду: сложный пароль сложно и запомнить, так что лучше его сохранить в каком-нибудь надёжном месте. Если вы его забудете, доступ к документу будет напрочь утерян.
Теперь наш документ при открытии не будет отображаться редактором, требуя ввода пароля.
Кстати, защищать паролем можно, конечно, не только текстовые файлы: с таблицами и презентациями, это, конечно, тоже работает.
Защита книги
Этот способ защиты документа специфичен для таблиц. Опция позволяет эффективно защитить структуру книги, оставляя, тем не менее, пользователям возможность с нею работать — например, вносить данные, редактировать и др. Однако добавлять, удалять или перемещать имеющиеся в книге листы пользователи не смогут. Также под запретом окажутся переименование, возможность скрывать или просматривать скрытые листы.
Как это сделать: на вкладке «Защита» ищем кнопку «Защитить книгу».
Редактор предложит вариант защиты с использованием пароля, который не обязателен. Если у вас в команде, которая работает над данной книгой, люди сплошь ответственные и хорошо понимающие, что с таблицей делать можно, а чего категорически нельзя — можно и так. Но имейте в виду — снять защиту структуры книги в таком случае тоже можно одним нажатием той же самой кнопки. Так что, наверное, какой-то несложный пароль лучше всё же задать — как защиту от случайных действий скорее. Теперь при снятии защиты книги редактор попросит его ввести.
Защита листа
Эта опция предлагает делает возможным установку более жесткого блока на действия пользователей, чем защита книги. Нужная кнопка находится как раз рядом, на той же вкладке «Защита».
Пароль здесь тоже в виде опции, но здесь уже больше резонов им воспользоваться — какой смысл запрещать каким-то пользователям определённые действия, если они могут этот запрет легко и непринуждённо снять?
В нижней части окошка — список действий, которые можно разрешить. И он довольно-таки обширный. Можно разрешить/запретить выделять заблокированные и разблокированные ячейки (разрешено по умолчанию), форматировать ячейки, столбцы и строки, вставлять столбцы, строки и гиперссылки, удалять столбцы, строки, сортировать, использовать автофильтр, сводную таблицу и сводную диаграмму. Плюс, редактировать объекты и сценарии.
После установки защиты при попытке проделать какие-то действия, которые не разрешены, отобразится соответствующее предупреждение.
Разрешить диапазоны
И наконец, еще одна важная опция в рамках той же защиты листа — управление разрешениями на редактирование диапазонов. Идея тут простая, но эффективная — запретить всё, кроме редактирования определённых категорий данных, чтобы пользователи могли вносить только то, что надо.
Кнопка «Разрешить редактировать диапазоны» в диалоговом окошке «Защитить лист». По её нажатию вы увидите новое окно, в котором, если ранее никаких подобных правил не устанавливалось, будет лишь одна активная кнопка — «Новый». То есть, новый диапазон.
В нашем случае мы разрешим коллегам редактировать столбец «Прибыль», он же — столбец F.
Выбрать нужный диапазон можно не только вручную, вписав его адрес, но и мышкой — жмите разлинованный прямоугольник в поле «Диапазон».
Теперь, по нажатии «Ок», а потом «Защитить», мы увидим, что все поля листа недоступны дл редактирования. А в разрешенном диапазоне редактор просит нас ввести пароль, что мы установили ранее.
Техническая поддержка проекта ВсеТут