Все менеджеры для управления задачами используют различные программы и инструменты. Один из них — диаграмма Ганта, которая часто применяется для построения дорожной карты (roadmap) проекта или для других способов оценки направлений работы сотрудников. К примеру с помощью этой опции можно сделать график, который покажет занятость команды. Его легко собрать в несколько кликов в редакторе таблиц (я покажу как сделать в редактор таблиц Р7-Офис, но эта инструкция сработает для всех привычных редакторов). Достаточно загрузить нужную формулу и информация автоматически скомпонуется в таблице, где будут обозначены периоды отпуска группы сотрудников.

Диаграмма Ганта — это визуальное представление задач на временной шкале. Она выглядит как график в виде горизонтальных полос. Для наглядности ячейки в столбцах могут быть обозначены разными цветами в выбранном диапазоне дат. Ключевой элемент инструмента — веха. Это метка границы завершения задачи в каком-то периоде, которая сочетается со следующим этапом. Для непрерывного хода проекта необходимо, чтобы они синхронизировались между собой и реализовывались последовательно по шагам, иначе произойдёт сбой в процессах.

Использование такого способа отображения информации очень удобно для менеджеров, так как позволяет сразу увидеть всю картину. В итоге диаграмма Ганта сегодня стала одним из стандартных инструментов в сфере управления проектами. Она помогает распределить задачи среди сотрудников таким образом, чтобы они не пересекались и выполнялись последовательно по ходу развития проекта. А графическая визуализация позволяет отслеживать прогресс.

Помимо roadmap диаграмма Ганта идеально подходит для планирования отпусков.
Давайте посмотрим, что нужно сделать чтобы построить наглядный график.

В нашем примере мы покажем список для небольшого количества людей, представим, что это один отдел у которых буду максимум четыре периода отпусков.

Чтобы создать документ, нужно последовательно ввести всю информацию в программу.

· Создайте верхние графы таблицы — имена сотрудников, даты отпуска и все дни в году.
· В первый столбец введите имена сотрудников.
· Во второй столбец — даты начала отпуска.
· В третий — даты его окончания.
· В этом примере мы сделаем максимум четыре периода отпусков, но можно сделать как больше так и меньше.
· В последующих столбцах введите вверху дни года — достаточно ввести первую дату и затем протянуть вправо. Это автоматически проставит все даты.

· Перейдите на вкладку Главная на панели инструментов.
· Нажмите на кнопку Условное форматирование и выберете пункт Новое правило.

· После этого в программе откроется окно Новое правило форматирования. В верхнем пункте Правило нажмите справа на стрелочку вниз и выберите вкладку Формула.
· В следующую пустую строку ниже введите формулу, которая позволит автоматизировать отображение данных в таблице: =И(J$1>=$B2,J$1<=$C2).

Она будет применяться к тем ячейкам, которые относятся к диапазону дат задачи.

· В пункте Формат выберете “Цвет заливки” и поставьте подходящий цвет.

· В пункте Формат выберете “Цвет заливики” и поставьте подходящий цвет. После чего нажать “ОК”.
· После чего необходимо выбрать к какому промежутку будет применятся наше правило форматирования. В нашем примере это весь промежуток с датами: =$J$2:$S$25. Опять нажимаем “ОК”.

· Повторяем процедуру для 3 других промежутков с отпусками. Используем аналогичные формулы:
=И(J$1>=$D2,J$1<=$E2)
=И(J$1>=$F2,J$1<=$G2)
=И(J$1>=$H2,J$1<=$I2)

Теперь, когда заполнены все графы таблицы и введена формула для отображения данных, мы получили удобную визуализацию диаграммы Ганта для считывания времени отпусков сотрудников. Мы можем за несколько секунд увидеть всю картину и в случае каких-то накладок отрегулировать состав персонала. Наиболее актуально это будет для крупных производственных предприятий, когда наличие специалистов наиболее критично. Например, в каком-то продуктовом магазине или на складе. Допустим, вы понимаете, что в какой-то временной период у вас может быть недокомплект рабочих. Раньше пришлось бы пристально вглядываться в даты и соотносить их по большому документу со списками людей, а сейчас достаточно просто оценить цветные линии диаграммы.