Все менеджеры для управления задачами используют различные программы и инструменты. Один из них — диаграмма Ганта, которая часто применяется для построения дорожной карты (roadmap) проекта или для других способов оценки направлений работы сотрудников. К примеру с помощью этой опции можно сделать график, который покажет занятость команды. Его легко собрать в несколько кликов в редакторе таблиц (я покажу как сделать в редактор таблиц Р7-Офис, но эта инструкция сработает для всех привычных редакторов). Достаточно загрузить нужную формулу и информация автоматически скомпонуется в таблице, где будут обозначены периоды отпуска группы сотрудников.
Подробнее про диаграммы Ганта
Диаграмма Ганта — это визуальное представление задач на временной шкале. Она выглядит как график в виде горизонтальных полос. Для наглядности ячейки в столбцах могут быть обозначены разными цветами в выбранном диапазоне дат. Ключевой элемент инструмента — веха. Это метка границы завершения задачи в каком-то периоде, которая сочетается со следующим этапом. Для непрерывного хода проекта необходимо, чтобы они синхронизировались между собой и реализовывались последовательно по шагам, иначе произойдёт сбой в процессах.
Использование такого способа отображения информации очень удобно для менеджеров, так как позволяет сразу увидеть всю картину. В итоге диаграмма Ганта сегодня стала одним из стандартных инструментов в сфере управления проектами. Она помогает распределить задачи среди сотрудников таким образом, чтобы они не пересекались и выполнялись последовательно по ходу развития проекта. А графическая визуализация позволяет отслеживать прогресс.
Как диаграмму Ганта можно использовать для создания графика отпусков
Помимо roadmap диаграмма Ганта идеально подходит для планирования отпусков.
Давайте посмотрим, что нужно сделать чтобы построить наглядный график.
В нашем примере мы покажем список для небольшого количества людей, представим, что это один отдел у которых буду максимум четыре периода отпусков.
Чтобы создать документ, нужно последовательно ввести всю информацию в программу.
Откройте ваш документ или создайте новый
Заполните данные в таблице
· Создайте верхние графы таблицы — имена сотрудников, даты отпуска и все дни в году.
· В первый столбец введите имена сотрудников.
· Во второй столбец — даты начала отпуска.
· В третий — даты его окончания.
· В этом примере мы сделаем максимум четыре периода отпусков, но можно сделать как больше так и меньше.
· В последующих столбцах введите вверху дни года — достаточно ввести первую дату и затем протянуть вправо. Это автоматически проставит все даты.
Создайте правило условного форматирования
· Перейдите на вкладку Главная на панели инструментов.
· Нажмите на кнопку Условное форматирование и выберете пункт Новое правило.
Настройка правила форматирования
· После этого в программе откроется окно Новое правило форматирования. В верхнем пункте Правило нажмите справа на стрелочку вниз и выберите вкладку Формула.
· В следующую пустую строку ниже введите формулу, которая позволит автоматизировать отображение данных в таблице: =И(J$1>=$B2,J$1<=$C2).
Она будет применяться к тем ячейкам, которые относятся к диапазону дат задачи.
· В пункте Формат выберете “Цвет заливки” и поставьте подходящий цвет.
· В пункте Формат выберете “Цвет заливики” и поставьте подходящий цвет. После чего нажать “ОК”.
· После чего необходимо выбрать к какому промежутку будет применятся наше правило форматирования. В нашем примере это весь промежуток с датами: =$J$2:$S$25. Опять нажимаем “ОК”.
· Повторяем процедуру для 3 других промежутков с отпусками. Используем аналогичные формулы:
=И(J$1>=$D2,J$1<=$E2)
=И(J$1>=$F2,J$1<=$G2)
=И(J$1>=$H2,J$1<=$I2)
Готовый результат
Рекомендации по управлению ресурсами
Теперь, когда заполнены все графы таблицы и введена формула для отображения данных, мы получили удобную визуализацию диаграммы Ганта для считывания времени отпусков сотрудников. Мы можем за несколько секунд увидеть всю картину и в случае каких-то накладок отрегулировать состав персонала. Наиболее актуально это будет для крупных производственных предприятий, когда наличие специалистов наиболее критично. Например, в каком-то продуктовом магазине или на складе. Допустим, вы понимаете, что в какой-то временной период у вас может быть недокомплект рабочих. Раньше пришлось бы пристально вглядываться в даты и соотносить их по большому документу со списками людей, а сейчас достаточно просто оценить цветные линии диаграммы.
Трекер настроения поможет взглянуть на ситуацию более реалистично. Например, если вы поссорились с коллегами и готовы уволиться, он покажет, что в целом ваш рабочий месяц был вполне позитивным. Или наоборот, если день зарплаты заставляет вас думать, что можно потерпеть, но в трекере слишком много дней с негативными эмоциями, возможно, пришло время для перемен.
По данным исследования, опубликованного в Harvard Business Review, в коллективах с дружелюбными отношениями текучесть кадров снижается на 13%, а общая производительность возрастает до 12% за счет лучшей коммуникации и вовлеченности. Кроме того, согласно опросу Gallup, сотрудники, которые получают регулярное признание и поддержку от коллег и руководства, на 27% более вовлечены в работу и реже задумываются о смене места трудоустройства. Наконец, по данным SHRM (Society for Human Resource Management), 63% сотрудников назвали нехватку положительного взаимодействия одним из главных демотивирующих факторов на рабочем месте. Таким образом, даже такая простая вещь, как поздравление с днем рождения, может оказать значимое влияние на сплоченность команды и мотивацию.
Чтобы не держать в голове все даты и при этом соблюдать личные границы, можно воспользоваться любым современным почтовым клиентом или приложением с календарем. Я покажу пример в «Р7-Органайзер», но те же шаги подойдут и для других современных почтовых клиентов:
Техническая поддержка проекта ВсеТут